Zo maak je een vergadering effectief

Een vergadering wordt regelmatig gebruikt als een soort vulling. Te lang worden dingen vooruitgeschoven en wordt er vergadert om maar te vergaderen. Tenminste zo lijkt het. Ervaar je in jouw bedrijf ook zo’n vergadercultuur? Gooi dan het roer om met deze tips.

Bijzondere vergaderlocatie

Soms zitten mensen gewoon in de sleur van de dag. Dat maakt een vergadering niet doeltreffend. Vanuit de flow van sleur, kun je niet verwachten dat er direct mooie dingen gaan gebeuren. Zeker als er ook een vraag is naar creatieve oplossingen voor bepaalde problemen. Dit probleem kun je op twee manieren oplossen. Je kunt de sleur ten eerste doorbreken met een bijzondere vergaderlocatie. Met een bijzondere vergaderlocatie krijgen mensen vaak instant inspiratie. Het voordeel van een bijzondere vergaderlocatie is dat mensen er al naar toe moeten rijden. Dat zorgt dat mensen uit de comfortzone komen. Het volgende punt staat in het volgende kopje…

Brainstormsessie

Soms is een vergadering helemaal niet de juiste vorm. Zeker als er veel creativiteit gevraagd wordt, kan een brainstormsessie meer opleveren. Het is dan wel zaak om dit dan door een professional te laten leiden. Bijvoorbeeld door een ervaren organisatie zoals c-vents.nl.

Niet lullen maar poetsen

Het is onacceptabel dat mensen na een vergadering de actiepunten niet of onvoldoende uitvoeren, het niet uitvoeren van acties zonder te communicatie over de redenen waarom iets stagneert. Dit komt veel voor en zorgt ervoor dat er in de vergadering geconstateerd wordt dat dingen nog moeten worden gedaan. Vaak komt men dan in het gebied van rumineren. Er wordt te veel gepraat en te weinig gedaan. Spreek mensen erop aan en verbind er desnoods consequenties aan.

Transparantie

Het kan ook zijn dat er iets niet van de grond komt, doordat er verborgen agenda’s zijn. Dit gebeurt in heel veel vergaderingen. Zeker als bedrijven samenwerken, maar elkaar niet vertrouwen of niet kunnen vertrouwen. Dan houden mensen hun kaarten voor de borst. Onder gebrek aan transparantie zit soms ook een oneerlijk spel, maar het kan ook alleen angst zijn. Het kan ook zijn dat er grotere krachten spelen. Het advies? Ga tot zover je armlengte gaat en ‘pick your battles’.