Een project afsluiten met vergaderen en overnachten

Projecten eindigen in de praktijk zelden met een duidelijk moment. De laatste opleverdatum wordt gehaald, iedereen schuift door naar het volgende traject en de evaluatie verdwijnt naar een overleg dat er nooit van komt. Dat is jammer, want juist na afloop liggen de lessen voor het oprapen: wat liep beter dan verwacht, waar zat de vertraging en wat zou u de volgende keer anders inrichten. Een afsluitende bijeenkomst buiten kantoor geeft die evaluatie gewicht en zorgt ervoor dat mensen echt de tijd nemen om terug te kijken. Combineer dat met een informele avond en de bijeenkomst wordt tegelijk een blijk van waardering voor het werk van de afgelopen maanden. Vergaderen en overnachten past bij zo’n moment beter dan een uurtje in de eigen zaal met een taart erbij.

Van evaluatie in de ochtend naar een diner in de avond

Een landelijke locatie versterkt dat effect, omdat de afstand tot kantoor ook letterlijk een streep onder het project zet. In een vergaderruimte in landelijk Brabant bespreekt u in de ochtend de resultaten en de knelpunten, waarna er in de middag ruimte is voor een activiteit met het team. De Buitenhorst in Schaijk biedt daarvoor zalen voor groepen vanaf acht personen, een ruim buitenterrein en samenwerkingen met organisaties uit de regio voor een vergaderbreak. Wie ervoor kiest om te vergaderen en overnachten, sluit de dag af met een diner waarin de verhalen over het project vanzelf boven tafel komen. De volgende ochtend kunt u met een uitgeruste groep de conclusies vastleggen en meteen vooruitkijken naar het volgende traject. Zo levert de afsluiting niet alleen een goed gevoel op, maar ook een lijst met concrete verbeterpunten.

Plan de evaluatie die er nog niet van kwam

Kijk in uw projectoverzicht welke trajecten dit jaar zijn afgerond zonder dat er een fatsoenlijke evaluatie heeft plaatsgevonden. Plan die evaluatie alsnog en koppel er meteen een moment aan waarop het team iets samen doet. Nodig ook de mensen uit die zijdelings betrokken waren, want die zien vaak precies wat de kerngroep mist. Vraag naar de mogelijkheden om te vergaderen en overnachten, zodat de avond onderdeel wordt van het programma. Uw volgende project begint dan met de lessen van het vorige.